Organiza tu mente en "tags" (palabras clave)

Publicado el December 3, 2011 por tirsomaldonado en Tecnología

Desde hace ya unos años que implementé los tags en la forma de organizar mi contenido y todavía me sorprende que haya mucha gente que todavía organice su contenido en "carpetas". Así que el objetivo de este post es convenceros de que la mejor forma de organizar el contenido es aplicando la folcsonomía (clasificación por palabras clave). Intentaré hacer un esfuerzo en destacar todas las ventajas que esto supone en tu vida :) Aplicando esta nueva filosofía ahorraréis tiempo y evitaréis muchos dolores de cabeza.

Los tags ya tienen historia, posiblemente los bibliotecarios se rían de nosotros cuando lean que en la nueva era facebook la información ya no se cataloga en categorías. Si tuviera que poner una fecha a la organización en palabras clave diría que, en mi caso, tuvo origen en 1994. Siendo el webmaster de mi empresa en North Andover, Massachussets, tuve que diseñar la página web y darla de alta en los buscadores. En ese momento todo el proceso era manual y teníamos que definir un título para la página, definir una descripción y asociar palabras clave para que los buscadores pudieran catalogarla correctamente. Siendo más precisos, en Yahoo! tenías que catalogar tu página manualmente en categorías (directorios), pero otros buscadores como Google (buscador), seguían el modelo de clasificación por palabras clave. Entonces las arañas hacían una lectura del título, descripción y tags y catalogaban el contenido automáticamente.

Pues tuvimos que esperar hasta el 2004 para que todo el contenido que existe en Internet iniciara la transformación hacia el nuevo panorama que ahora trato de desarrollar. Las fotos, vídeos, posts, noticias que publicamos, las asociamos a palabras clave, y serán éstas las que nos ayuden a ordenar el contenido de una forma más potente y democrática. Hasta que no aparecieron los tags, los usuarios teníamos que seleccionar una categoría de una lista de selección que había definido el proveedor de la herramienta y en muchos casos no se adaptaba al contenido que pretendíamos clasificar. Con los tags, el usuario es quien puede clasificar el contenido y así poderlo microclasificar. Por supuesto, los primeros sistemas de clasificación por tags desanimaron a muchos usuarios, pues se generaban miles y miles de tags resultando en un caos organizativo que daba más de un dolor de cabeza. Pero todos estos problemas se han ido resolviendo con el tiempo. Ya dispones de nubes de tags con los términos más utilizados e incluso cuando están tecleando una nueva palabra clave te van apareciendo las coincidencias que va encontrando en la base de datos.

A continuación os voy poner tres ejemplos que os ayudarán a entender la potencialidad de los tags, empezando por el correo electrónico y su clasificación. Todavía recuerdo esos viernes por la tarde durante la primera burbuja tecnológica en los que asignaba horas para clasificar todos mis correos en "carpetitas". Solo me podía ir tranquilo a casa si el buzón de entrada mostraba "0 resultados". :) Pero lo peor de todo no era la cantidad de tiempo que asignaba a la clasificación de contenido, si no que luego no había quien encontrara lo que estaba buscando porque no lo había clasificado siguiendo mi lógica de carpetas o porque había cometido el simple error de clasificarlo en la carpeta que no correspondía. Pero entonces llegó el monstruo, el único, el incomparable Google, que con su Gmail, me cambió la vida ofreciéndome una nueva forma de gestionar mi buzón de entrada. Ahí lo tengo! bien cargadito, con más de 26.000 correos sin leer en la bandeja de entrada y no me estreso! Gracias Google, lo tuyo es ayudar a que no seamos tan ineficientes en el trabajo :) Los correos no se clasifican si no que se dejan en el buzón de entrada y cuando un correo es lo suficientemente importante es cuando le añadimos etiquetas, que de alguna forma equivaldría a clasificar ese email en múltiples carpetas. Ni siquiera Google utiliza carpetas físicas, si no que también lo organiza en tags. La lógica de clasificarlo con varias palabras clave te permite acceder a la información a través de múltiples vías e incluso crear varios buzones como se muestra en la siguiente imagen, donde tengo mi buzón de entrada los correos "importantes" (los primeros que gestionaré), "acciones" (tareas) , "oportunidades" (ventas), "pendientes" (por revisar) y "equipo" (correos de mi equipo directo).

El segundo ejemplo que os quería exponer es la ordenación de todos los archivos de tu disco duro en tags. Métodos más rudimentarios nos han empujado a clasificar todos nuestros archivos en carpetas y subcarpetas. Tenemos la mente tan estructurada en carpetas que cambiamos de trabajo o de ordenador y volvemos a crear la misma estructura de carpetas. Pero qué ocurre cuando clasificamos la información donde no debemos?, o aún mejor, ¿qué pasa cuando tenemos que visitar a nuevos clientes y creamos una copia de nuestra presentación corporativa en carpetas tantas veces como clientes visitemos? Al finalizar el año tenemos cientos de presentaciones idénticas repartidas por todo nuestro disco duro, y cuando tenemos que recuperar la última presentación corporativa ni siquiera somos capaces de saber cuál fue la última o la más completa. Yo, además, tenía un problema añadido. Si haces cientos de presentaciones al año y vamos incluyendo algunas diapositivas exclusivas en cada una, ¿cómo sabemos donde estaba aquel ejemplo perfecto para mi público de emprendedores? pues bien, ahora ya tengo mi conjunto de archivos clasificados en tags, y una presentación se puede clasificar, por ejemplo, con las siguientes palabras clave:

social media, emprendedores, jueves tecnológicos, pepino, ganaderos

Pues bien, palabras clave como "pepino" me indican que tengo una diapositiva con el ejemplo de un caso relacionado con el uso del hashtag #apadrinaunpepino. Inciativa que lanzó una tienda virtual cuando los productos sufrieron la crisis de la bacteria E. coli. O la utilización de una palabra clave que me indica que tengo documentado un caso concreto relacionado con ganaderos. El uso de los tags me ha permitido clasificar mis presentaciones de una forma mucho más potente. Y ahora ya no malgasto horas de mi tiempo buscando archivos en mi disco duro.

Aplicación para MAC: http://itunes.apple.com/es/app/leap/id406510909?mt=12

Y si creíais que esto es cuestión de "frikis" (aunque asumo que yo lo soy), la clasificación en tags está siendo utilizada por muchísimas organizaciones. En turismo, por ejemplo, la web de Nueva Zelanda se ha convertido en la referencia a seguir por todos los destinos turísticos. Este año han lanzado su nueva web que se caracteriza por la navegación y la clasificación del contenido en tags. Algo muy novedoso que rompe con cualquier CMS (Content Management System) que hayamos conocido. En el grupo estamos trabajando en una nueva plataforma web que nos permitirá gestionar y relacionar todo el contenido en palabras clave. Todavía no os podemos revelar de qué web se trata, pero no tardaremos en anunciarla :) 

 

 Yo ya tengo mi mente estructurada en tags, ¿y tú?

Tags
tags, folcsonomía, clasificación, eficiencia

Comentarios

Añadir comentario 2 comentarios
#1 susanabeato dijo:

Yo ya soy tageriana desde hace un par de añitos, por tu culpa, jejejej y appeliana tb x tu culpa, si es q eres un liante chaval!!! jajaja.
Como siempre GENIAL!!!!.
saludos Jefe.

April 7, 2012

Gracias Susana! pero ya ves que te llevo por el gran camino jejeje Hace un par de días leí..."Never ask what sort of computer a guy drives. If he's a Mac user, he'll tell you. If not, why embarrass him?" de Tom Clancy... ;)

April 8, 2012